مدیریت زمان و روتینهای روزانه برای زندگی شاد
آیا تا به حال شده آخر روز به خودتان نگاه کنید و ببینید کلی کار کردهاید، اما هیچکدام از کارهایی که واقعاً مهم بودند را انجام ندادهاید؟ یا حس کنید روزتان پر از کارهای اورژانسی بوده اما برای خودتان و خانوادهتان وقت نمانده است؟
مدیریت زمان فقط درباره «انجام کارهای بیشتر» نیست.
مدیریت زمان واقعی یعنی انجام کارهای درست و در عین حال جا گذاشتن زمان برای زندگی.
در این مقاله از هورمزد، با ۷ عادت طلایی برای مدیریت زمان و طراحی روتینهای روزانه آشنا میشوید که زندگی شما را متعادلتر و شادتر میکند.
تفاوت بین «سرتان شلوغ است» و «بهرهور هستید»
سرتان شلوغ است (استرس) بهرهور هستید (آرامش)
همیشه عجله دارید زمان کافی دارید
لیست کارهای بینهایت اولویتهای مشخص
همیشه به دیگران «بله» میگویید به کارهای غیرضروری «نه» میگویید
آخر روز خستهاید اما پیشرفت نداشتهاید آخر روز حس موفقیت دارید
زندگی = کار زندگی = کار + استراحت + روابط + رشد
عادت اول: برنامهریزی هفتگی (۳۰ دقیقه یکشنبه شب)
افراد موفق هفته خود را طراحی میکنند؛ بقیه فقط واکنش نشان میدهند.
تمرین ۳۰ دقیقه یکشنبه شب:
مرحله اقدام
۱ هفته گذشته را مرور کنید: چه چیز خوب بود؟ چه چیز را بهتر میشد انجام داد؟
۲ ۳ هدف اصلی برای هفته پیش رو بنویسید (کار، خانواده، رشد شخصی)
۳ کارهای ضروری هفته را در تقویم وارد کنید
۴ زمان برای استراحت، ورزش، خانواده و دوستان بگذارید (مثل جلسه کاری مهم)
۵ برای هر روز، ۳ کار اصلی مشخص کنید
نکته: یکشنبه شب بهترین زمان است چون میتوانید با آرامش هفته را شروع کنید.
عادت دوم: قانون ۳-۳-۳ روزانه (اولویتبندی ساده)
به جای لیست کارهای بینهایت و استرسآور، هر روز صبح این ۳ دسته کار را بنویسید:
دسته تعداد مثال
کارهای بزرگ و مهم ۳ کار «امروز گزارش ماهانه را تمام میکنم»
کارهای متوسط و ضروری ۳ کار «با تیم جلسه میگذارم، به ایمیل مهم جواب میدهم»
کارهای شخصی ۳ کار «۲۰ دقیقه ورزش میکنم، با مادرم تماس میگیرم»
قانون: اول صبح، قبل از هر کاری، سراغ ۳ کار مهم بروید. بقیه را بعداً انجام دهید.
عادت سوم: روتین صبحگاهی (آغاز قدرتمند)
نحوه شروع روز شما، تعیین میکند بقیه روز چگونه پیش میرود.
روتین صبحگاهی ۳۰ دقیقهای:
زمان فعالیت مدت
۰-۵ بیدار شدن بدون اسنوز + ۱ لیوان آب ۵ دقیقه
۵-۱۰ حرکات کششی یا تنفس عمیق ۵ دقیقه
۱۰-۱۵ نوشتن ۳ کار مهم روز ۵ دقیقه
۱۵-۲۵ مطالعه یا پادکست مفید ۱۰ دقیقه
۲۵-۳۰ صبحانه سبک و سالم ۵ دقیقه
نکته: این روتین را میتوانید متناسب با زندگی خود تنظیم کنید. نکته اصلی ساختار داشتن است، نه کپی کردن دیگران.
عادت چهارم: قانون ۲ دقیقه (برای کارهای کوچک)
دیوید آلن، پدر روش GTD، میگوید: اگر کاری کمتر از ۲ دقیقه طول میکشد، همین الان انجامش بده.
کارهای کمتر از ۲ دقیقه اقدام
جواب دادن به یک ایمیل ساده الان انجام بده
ثبت یک یادآوری در تقویم الان انجام بده
مرتب کردن یک کشو الان انجام بده
پاسخ دادن به یک پیام کوتاه الان انجام بده
این قانون مانع از انباشته شدن ۵۰ کار کوچک میشود که ذهن شما را شلوغ و استرسزده میکنند.
عادت پنجم: روتین عصرگاهی (بستهبندی روز)
همانطور که شروع روز مهم است، پایان روز هم مهم است. روتین عصرگاهی به شما کمک میکند روز را ببندید و با ذهنی آرام استراحت کنید.
روتین عصرگاهی ۲۰ دقیقهای:
زمان فعالیت مدت
۰-۵ مرور کارهای انجام شده امروز (۳ موفقیت) ۵ دقیقه
۵-۱۰ برنامهریزی فردا (۳ کار اصلی) ۵ دقیقه
۱۰-۱۵ مرتب کردن محیط کار (میز، لپتاپ، اسناد) ۵ دقیقه
۱۵-۲۰ یک کار نمادین برای بستن روز (مثل بستن لپتاپ، بیرون گذاشتن لباس فردا) ۵ دقیقه
قانون طلایی: بعد از روتین عصرگاهی، دیگر به کار فکر نکنید. کارِ امروز تمام شده است.
عادت ششم: بلاکگذاری زمانی برای خودتان (غیرقابل مذاکره)
بیشتر مردم زمان خود را برای دیگران برنامهریزی میکنند و چیزی برای خودشان نمیماند.
بلوکهای زمانی غیرقابل مذاکره در هر هفته:
بلوک زمانی زمان پیشنهادی مدت
ورزش ۳ بار در هفته ۳۰-۶۰ دقیقه
مطالعه و رشد شخصی روزانه ۲۰ دقیقه
وقت خانواده (بدون گوشی) روزانه ۳۰-۶۰ دقیقه
سرگرمی و لذت هفتهای ۲ بار ۱-۲ ساعت
استراحت و نبودن هفتهای ۱ بار نیم روز کامل
نکته: این بلوکها را مثل جلسه با مهمترین مشتری خود در تقویم وارد کنید. غیرقابل مذاکره.
عادت هفتم: نه گفتن به تقاضاهای غیرضروری
بزرگترین دشمن مدیریت زمان، «بله» گفتن به همه چیز است.
قانون سه دایره:
یک کاغذ بردارید و سه دایره بکشید:
دایره محتوا پاسخ شما
دایره درونی کارهایی که واقعاً برای شما ضروری است بله قطعی
دایره میانی کارهایی که خوب است انجام شوند اما ضروری نیستند فقط وقتی انرژی دارید
دایره بیرونی کارهایی که دیگران از شما انتظار دارند اما به اهداف شما ربطی ندارد نه مودبانه
جملات آماده برای نه گفتن:
موقعیت جمله
درخواست غیرضروری «ممنون که به من فکر کردی، اما الان ظرفیتش را ندارم.»
پروژه جذاب اما بیربط «این پروژه جذاب است، اما فعلاً اولویت من جای دیگری است.»
دعوت اجتماعی بیعلاقگی «ممنون که دعوتم کردی، اما این بار نمیتوانم بیایم.»
برنامه نمونه روز ایدهآل
زمان فعالیت
۶:۳۰ بیدار شدن + ۱ لیوان آب
۶:۳۵-۷:۰۰ روتین صبحگاهی (حرکات کششی، نوشتن ۳ کار مهم)
۷:۰۰-۷:۱۵ صبحانه سبک
۷:۱۵-۸:۰۰ مطالعه / پادکست
۸:۰۰-۱۲:۰۰ کار (با ۲ چرخه ۹۰-۲۰)
۱۲:۰۰-۱۳:۰۰ ناهار + پیادهروی کوتاه
۱۳:۰۰-۱۵:۰۰ کار (کارهای سبکتر)
۱۵:۰۰-۱۵:۳۰ استراحت + میانوعده
۱۵:۳۰-۱۷:۰۰ کار (آخرین کارهای مهم)
۱۷:۰۰-۱۷:۲۰ روتین عصرگاهی + برنامه فردا
۱۷:۳۰-۱۹:۰۰ ورزش + دوش
۱۹:۰۰-۲۰:۳۰ وقت خانواده (بدون گوشی)
۲۰:۳۰-۲۱:۰۰ شام سبک
۲۱:۰۰-۲۲:۰۰ وقت شخصی (کتاب، فیلم، سرگرمی)
۲۲:۰۰-۲۲:۳۰ آماده شدن برای خواب (بدون صفحه نمایش)
۲۲:۳۰ خواب
اشتباهات رایج در مدیریت زمان
برنامه دقیق به دقیقه (بدون انعطاف) برنامه بلوکی ۱-۲ ساعته داشته باشید
انجام چند کار همزمان (مولتیتسکینگ) یک کار در هر لحظه
چک کردن ایمیل اول صبح اول ۳ کار مهم را انجام بده، بعد ایمیل
کار در تعطیلات آخر هفته آخر هفته را برای استراحت و خانواده بگذار
کمالگرایی انجام ناقص بهتر از انجام ندادن است
جمعبندی: از همین امروز یک روتین بسازید
مدیریت زمان یعنی کنترل آگاهانه زندگی، نه واکنش به خواسته دیگران.
تکلیف عملی امروز:
مرحله اقدام
۱ از بین ۷ عادت بالا، یکی را انتخاب کنید (پیشنهاد من: عادت دوم – قانون ۳-۳-۳)
۲ فردا صبح، قبل از شروع کار، ۳ کار مهم روز را بنویسید
۳ یک بلوک زمانی غیرقابل مذاکره برای خودتان در هفته جاری تعیین کنید
۴ در کامنت بنویسید: «من این هفته عادت [نام عادت] را امتحان میکنم»
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.